¿Cuánto dinero me queda de una factura?

Aceptas un encargo por 1.000 €, emites la factura… y lo que acaba en tu bolsillo no son 1.000 €. Tampoco es la cifra que aparece como «total» en el documento. Entre tu tarifa y tu dinero real hay un IVA que cobras pero no es tuyo, una retención de IRPF que se adelanta a Hacienda y, según cómo tramites el trabajo, un coste de gestión o de cotización. Calcular el neto de una factura antes de aceptar el encargo es la diferencia entre negociar con datos y descubrir tu margen cuando ya es tarde.

Respuesta rápida: el neto de una factura se calcula partiendo de la base imponible (tu tarifa), sumando el IVA —del 21 % con carácter general, que repercutes pero debes ingresar a Hacienda—, restando la retención de IRPF —del 15 % general para actividades profesionales, o del 7 % en los primeros ejercicios— y descontando los costes de tramitación o cotización que apliquen a tu caso. De una base de 1.000 € facturada a una empresa, el cliente te transfiere 1.060 €, de los que 210 € son IVA a ingresar: tu disponible real ronda los 850 € antes de la Renta y de otros costes.

Esa es la foto en treinta segundos. Ahora vamos concepto a concepto, con un ejemplo completo y los errores que más dinero cuestan, para que la próxima vez que un cliente te pregunte «¿cuánto me cobras?» respondas sabiendo cuánto te queda a ti.

Bruto, total de factura y neto: tres cifras que no son la misma

Antes de calcular nada conviene separar tres números que en las conversaciones se mezclan constantemente:

• Base imponible (tu «bruto»): el precio de tu trabajo antes de impuestos. Es la cifra sobre la que se calculan el IVA y la retención. Si tienes dudas sobre cómo obtenerla —por ejemplo, partiendo de un precio cerrado «con todo incluido»—, lo desgranamos en cómo calcular la base imponible de una factura.
• Total de la factura: la base imponible más el IVA y menos la retención de IRPF cuando corresponde. Es lo que el cliente te transfiere, no lo que es tuyo.
• Neto real: lo que queda para ti después de apartar el IVA que no te pertenece y de descontar los costes de tramitación, gestión o cotización de tu caso. Y aún no es «beneficio»: de ahí saldrán también tus gastos.

La confusión entre estas tres cifras es la causa número uno de márgenes fantasma: profesionales que aceptan un encargo pensando en el total de la factura y descubren después de cobrar que su tarifa efectiva era bastante menor.

Qué se suma y qué se resta: los cuatro conceptos

El IVA: lo cobras, pero no es tuyo

En la mayoría de servicios profesionales, la factura lleva IVA al tipo general del 21 %, según los tipos impositivos publicados por la Agencia Tributaria; algunas actividades concretas tienen tipos reducidos o exenciones, así que conviene verificar el epígrafe de tu caso. El matiz importante: el IVA lo sumas al total y lo cobra tu cuenta bancaria, pero es un impuesto que recaudas por cuenta de Hacienda. Si tramitas la factura por tu cuenta, lo ingresas trimestralmente mediante la autoliquidación del modelo 303. Contarlo como ingreso propio es el espejismo más caro de todo este cálculo.

La retención de IRPF: un anticipo de tu Renta

Cuando facturas una actividad profesional a una empresa o a otro profesional, el pagador debe practicar una retención de IRPF sobre la base imponible: con carácter general del 15 %, y del 7 % en el período impositivo de inicio de la actividad y los dos siguientes, según el artículo 101 de la Ley 35/2006 del IRPF. Esa cantidad no desaparece: el cliente la ingresa en Hacienda en tu nombre y funciona como un pago a cuenta de tu declaración de la Renta, donde se regulariza al alza o a la baja según tu situación global. Si tu cliente es un particular, en cambio, no practica retención — cobras el total con IVA y ajustas cuentas con Hacienda tú.

La Seguridad Social: depende de tu situación

Aquí no hay un porcentaje único que aplicar a la factura, porque la cotización no se calcula factura a factura. Si estás dado de alta como autónomo, pagas una cuota mensual al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos en función de tus rendimientos. Si tu caso es un trabajo genuinamente puntual, la obligación de alta depende del análisis de habitualidad — un terreno con matices que tratamos a fondo en la guía sobre facturar sin ser autónomo. Para el cálculo del neto, la regla práctica es: identifica qué estructura usarás para tramitar el trabajo y suma el coste que esa estructura implica, sea cuota, cuota parte o comisión.

El coste de tramitación o gestión

Tramitar una factura tiene un coste operativo se mire como se mire: el tiempo y el riesgo de error si lo haces tú mismo con los modelos de Hacienda, los honorarios de una asesoría o gestoría, las cuotas de una cooperativa de facturación o la comisión de una plataforma de tramitación. En el caso de Factureando, el coste de gestión es visible en el propio simulador: el 6 % del importe, con un mínimo de 7 €, según el producto vigente. Sea cual sea la vía, este concepto debe entrar en tu cálculo desde el principio: es la parte del neto que más gente olvida hasta que llega la liquidación.

Ejemplo paso a paso: ¿cuánto te queda de una factura de 1.000 €?

Pongamos números al caso más habitual: un profesional que factura 1.000 € de base imponible a una empresa española, con IVA general del 21 % y retención del 15 %.

Tres lecturas importantes de esta tabla:

1. Recibes más de lo que es tuyo. Los 1.060 € que entran en tu cuenta incluyen 210 € de IVA con destino Hacienda. Tu cifra de referencia son los 850 €.
2. Los 150 € retenidos no están perdidos. Son un anticipo de tu IRPF: se descuentan de lo que te salga a pagar en la Renta, y si tu cuota final es menor, la diferencia se devuelve. Cómo se integra ese ingreso en tu declaración lo explicamos en cómo declarar en la Renta un trabajo puntual.
3. Aún falta restar la tramitación. De esos 850 € saldrá el coste de la vía que elijas para emitir y liquidar la factura: gestoría, cooperativa, plataforma de tramitación o tu propio tiempo y modelos trimestrales.

Si además quieres ver cómo se construye el documento en sí —qué casillas lleva, en qué orden van base, IVA y retención, y qué exige el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012)— tienes el ejemplo completo de documento en factura con IVA e IRPF: ejemplo completo.

Los errores que más margen cuestan

Cinco patrones que se repiten una y otra vez, y que conviene tener delante antes de poner precio a un encargo:

• Confundir el total de la factura con tu dinero. El IVA infla el total un 21 % y crea una sensación de ingreso que no existe. Referencia siempre tu cálculo a la base imponible.
• Negociar la tarifa sin contar la retención. Si necesitas que te lleguen 1.000 € «de verdad», tu base imponible tiene que ser mayor. Hacer el cálculo inverso antes de la negociación te da una cifra defendible.
• Olvidar el coste de tramitación. Da igual la vía: hacerlo tú mismo cuesta tiempo y riesgo de error; delegarlo cuesta una comisión o unos honorarios. El neto realista incluye ese coste desde el minuto uno.
• Confundir neto con beneficio. Del neto aún salen tus gastos: desplazamientos, materiales, software, equipo. El beneficio es lo que queda después de todo.
• Calcular después de cobrar. Es el error paraguas que engloba a los otros cuatro. Cuando el cliente ya ha pagado, el margen ya no se negocia: solo se constata. Antes de aceptar el importe, calcula el neto para no descubrir después de cobrar que tu margen era menor de lo que creías.

Estima tu neto antes de aceptar el encargo

Todo lo anterior se puede calcular a mano con calculadora y paciencia. También se puede hacer en un minuto: el simulador de Factureando está pensado exactamente para este momento — el que va entre «me ofrecen X por el trabajo» y «acepto». Introduces el importe y el simulador contempla IVA, IRPF, Seguridad Social y el coste de gestión (el 6 % con mínimo de 7 €) para mostrarte una estimación de lo que recibirías. No hace falta registrarse para usarlo.

Dos aclaraciones honestas, porque en material fiscal la letra pequeña importa:

• El resultado del simulador es una estimación: la cifra definitiva se confirma al tramitar el expediente y verificar las condiciones aplicables a tu caso concreto.
• El simulador estima el neto; no sustituye el análisis de si tu situación encaja en la vía del trabajo puntual. Ese análisis previo tiene su propia guía en facturar sin ser autónomo.

Si el número te encaja y decides seguir, el proceso completo es un circuito guiado de cuatro pasos: registras tus datos y el encargo, introduces cliente, importe y conceptos, el equipo revisa y tramita el expediente y, tras el pago del cliente, se calcula y transfiere tu liquidación neta. Está explicado paso a paso en cómo funciona Factureando, y el detalle del coste con ejemplos numéricos, en cuánto cuesta Factureando.

Pon tu número antes de decir que sí

Recapitulando el método en cuatro líneas: parte de la base imponible, suma el IVA sabiendo que no es tuyo, resta la retención de IRPF sabiendo que es un anticipo, y descuenta el coste real de tramitar. La cifra que queda es la que debería decidir si el encargo te compensa — no el total de la factura, y desde luego no la primera cifra que se dijo en la conversación.

Tu cliente ya tiene un importe en la cabeza y probablemente quiera cerrar pronto; cada día sin resolver la factura es un día que se aleja el cobro. Antes de comprometerte, calcula cuánto recibirías con el simulador de Factureando y negocia con el neto delante. Y si el resultado te cuadra, comprueba si Factureando encaja con tu trabajo y tramita el expediente con el proceso guiado.

Preguntas frecuentes sobre el neto de una factura

¿Cómo se calcula el neto de una factura?

Parte de la base imponible (tu tarifa), suma el IVA (21 % con carácter general, que debes ingresar a Hacienda), resta la retención de IRPF si facturas a empresas o profesionales (15 % general, 7 % para nuevos profesionales) y descuenta el coste de tramitación o cotización de tu caso. El resultado es tu disponible real antes de la Renta.

Si facturo 1.000 €, ¿cuánto cobro realmente?

Con IVA del 21 % y retención del 15 %, el cliente te transfiere 1.060 €. De esa cantidad, 210 € son IVA que debes ingresar a Hacienda, así que tu disponible real ronda los 850 € antes de descontar el coste de tramitación y de regularizar tu Renta. Es una estimación orientativa: el resultado exacto depende de tu situación.

¿La retención de IRPF de la factura la pierdo?

No. La retención es un pago a cuenta de tu IRPF: el cliente la ingresa en Hacienda en tu nombre y se descuenta de lo que te salga a pagar en la declaración de la Renta. Si tu cuota final resulta menor que lo ya retenido, la diferencia se te devuelve.

¿Qué pasa con el IVA que cobro en mi factura?

El IVA lo repercutes al cliente, pero no es un ingreso tuyo: lo recaudas por cuenta de Hacienda y, si tramitas la factura por tu cuenta, lo ingresas trimestralmente mediante el modelo 303. Contarlo como dinero propio distorsiona todo el cálculo del neto.

¿Cuánto me quedaría usando una plataforma de tramitación?

Depende del importe y de tus condiciones. En el caso de Factureando, el coste de gestión visible en el simulador es del 6 % del importe con un mínimo de 7 €, y el simulador estima el neto contemplando IVA, IRPF y Seguridad Social antes de que te registres. El resultado se confirma al tramitar el expediente.