Factura con IVA e IRPF: ejemplo completo
Escribes «1.000 €» en tu primera factura y de repente aparecen dos siglas que lo cambian todo: IVA e IRPF. Una suma, la otra resta, y el total que verá tu cliente no se parece a ninguna de las cifras que tenías en la cabeza. Hacer bien una factura con IVA e IRPF no es difícil, pero exige entender qué es cada impuesto, qué tipo aplicar en tu caso y quién ingresa qué a Hacienda — porque los dos siguen caminos distintos.
En esta guía lo vemos con un ejemplo numérico completo, línea a línea, con los tipos vigentes enlazados a sus fuentes oficiales. Al terminar sabrás construir el total de tu factura y —igual de importante— entenderás por qué ese total no es tu dinero neto, que es el error que más márgenes se ha comido en primeras facturas.
Un aviso práctico antes de empezar: una factura con los impuestos mal aplicados es una factura que el departamento de administración de tu cliente puede devolverte. Y cada ida y vuelta es cobro que se retrasa.
Los dos impuestos de tu factura: qué es cada uno y quién lo paga
Aunque conviven en el mismo documento, el IVA y la retención de IRPF no tienen nada que ver entre sí. Funcionan en direcciones opuestas y acaban en manos distintas.
El IVA: lo cobras tú, pero no es tuyo
El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto sobre el consumo que tú repercutes a tu cliente: lo sumas a tu base imponible, lo cobras junto con el resto de la factura y después lo ingresas a Hacienda. Está regulado en la Ley 37/1992 del IVA, y la obligación de facturar que lo acompaña la detalla la propia AEAT.
La idea clave: el IVA pasa por tu cuenta bancaria, pero solo está de paso. Actúas como recaudador. Si lo mentalizas como «dinero que no es mío», te ahorrarás el susto clásico del primer trimestre.
La retención de IRPF: te la descuentan, pero es un adelanto de tu Renta
La retención de IRPF funciona al revés: se resta del total. Cuando facturas una actividad profesional a una empresa o a otro profesional, el pagador está obligado a quedarse un porcentaje de tu factura e ingresarlo a Hacienda en tu nombre, como anticipo de tu declaración de la Renta. Así lo establecen la Ley 35/2006 del IRPF y su reglamento de desarrollo, el Real Decreto 439/2007.
Dos matices que evitan la mayoría de errores. Primero: la obligación de retener es del pagador, no tuya — tú la reflejas en la factura para que el cálculo cuadre, pero quien la ingresa a Hacienda es tu cliente. Segundo: la retención solo aplica cuando el destinatario es una empresa o un profesional; si facturas a un particular, no hay retención, porque un particular no es un obligado a retener.
Ese dinero retenido no desaparece: cuando presentes tu Renta, se descuenta de lo que te salga a pagar (o engorda tu devolución). Lo vemos con detalle en cómo declarar en la Renta un trabajo puntual.
Qué tipos aplicar: IVA e IRPF vigentes
Antes de poner porcentajes en tu factura, verifica cuáles corresponden a tu actividad. Estos son los generales, con su fuente:
IVA. El tipo general es el 21 %, y existen un tipo reducido del 10 % y uno superreducido del 4 % para los bienes y servicios que la ley enumera expresamente, según recogen la AEAT en su página de tipos impositivos y la Ley 37/1992. Para la mayoría de servicios profesionales —diseño, desarrollo, consultoría, traducción— aplica el 21 %. Ojo: algunas actividades están exentas de IVA (ciertos servicios de formación o sanitarios, entre otros, en los términos del artículo 20 de la ley); si crees que la tuya puede estarlo, verifícalo antes de emitir, porque una exención mal aplicada afecta a toda la factura.
Retención de IRPF. Para actividades profesionales, el tipo general de retención es el 15 %. Existe un tipo reducido del 7 % para quien inicia la actividad: se puede aplicar en el año de inicio y los dos siguientes, siempre que no se hubiera ejercido actividad profesional en el año anterior, conforme al reglamento del IRPF. Si te acoges al 7 %, debes comunicárselo por escrito a tu pagador. Algunas actividades concretas tienen tipos específicos; ante la duda, contrasta tu caso con la normativa antes de facturar.
Con los tipos claros, falta la tercera pieza: la base sobre la que se calculan. Si tu duda es justo esa —qué parte del importe es base y qué pasa con suplidos o descuentos—, tenemos una guía específica sobre cómo calcular la base imponible de una factura.
Ejemplo completo: factura de 1.000 € con IVA e IRPF
Vamos al caso práctico. Supón que eres diseñador, has cerrado un encargo puntual con una pyme por 1.000 € (tu honorario, sin impuestos), tu actividad va al 21 % de IVA y te corresponde la retención general del 15 %. Tu factura queda así:
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Base imponible | — | 1.000,00 € |
| IVA (21 %) | 1.000 × 0,21 | +210,00 € |
| Retención IRPF (15 %) | 1.000 × 0,15 | −150,00 € |
| Total a percibir | 1.000 + 210 − 150 | 1.060,00 € |
Los dos porcentajes se aplican sobre la base imponible, no uno sobre el resultado del otro. Es el fallo de cálculo más repetido: el IRPF no se calcula sobre los 1.210 € con IVA, sino sobre los 1.000 € de base.
Si estuvieras en tus primeros años de actividad y aplicaras la retención reducida del 7 %, la misma factura cambiaría solo en una línea:
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Base imponible | — | 1.000,00 € |
| IVA (21 %) | 1.000 × 0,21 | +210,00 € |
| Retención IRPF (7 %) | 1.000 × 0,07 | −70,00 € |
| Total a percibir | 1.000 + 210 − 70 | 1.140,00 € |
Cobras más ahora, pero no ganas más: la retención es un anticipo, y lo que no adelantes hoy se ajustará en tu Renta.
Cuánto te queda de verdad (spoiler: no son 1.060 €)
Aquí está la trampa mental del ejemplo. De esos 1.060 € que entran en tu cuenta:
- 210 € son IVA repercutido: los ingresarás a Hacienda en la declaración trimestral. No son tuyos.
- 150 € ya están en Hacienda a tu nombre, adelantados por tu cliente a cuenta de tu IRPF definitivo, que dependerá del conjunto de tus ingresos del año.
- Si tramitas el encargo a través de una plataforma, la comisión de gestión también sale de ahí.
Tu neto real, por tanto, no coincide ni con la base ni con el total de la factura. Descubrirlo después de haber aceptado el precio es la forma más rápida de perder margen sin darte cuenta; por eso conviene calcularlo antes de cerrar el importe con tu cliente. El simulador de Factureando estima ese neto contemplando IVA, IRPF, Seguridad Social y gestión — y el razonamiento completo del cálculo lo desgranamos en cuánto dinero te queda de una factura.
Qué debe incluir la factura para ser válida
De nada sirve clavar los porcentajes si al documento le falta un dato obligatorio. El contenido mínimo de una factura lo fija el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), e incluye, entre otros:
- Número (y serie, en su caso) correlativo.
- Fecha de expedición — y fecha de la operación si es distinta.
- Tus datos y los de tu cliente: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio.
- Descripción de la operación: qué has hecho, con detalle suficiente.
- Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota resultante, desglosados.
- Si la operación está exenta, la mención a la norma que ampara la exención.
La retención de IRPF no figura en esa lista de mínimos del reglamento, pero incluirla desglosada es práctica generalizada y muy recomendable: le da a tu pagador la cifra exacta que debe ingresar por ti y evita descuadres entre lo que esperas cobrar y lo que te transfiere. Una factura incompleta o con los impuestos descuadrados suele volver rebotada del departamento de administración — y con ella, tu cobro.
Recuerda además que emitir factura presupone estar censado en Hacienda: el alta censal previa con el modelo 036 es obligatoria aunque el trabajo sea único. Lo explicamos en modelo 036 y trabajos puntuales.
Después de emitirla: qué modelos vienen y quién los presenta
La factura no termina cuando la envías. Cada impuesto sigue su circuito:
El IVA lo declaras tú. El IVA repercutido se ingresa mediante la autoliquidación trimestral del modelo 303, de la que podrás deducir el IVA soportado en gastos vinculados a la actividad, en los términos de la normativa. A final de año, el resumen anual (modelo 390) recapitula el ejercicio, salvo exoneración.
La retención la ingresa tu cliente. El pagador declara e ingresa las retenciones practicadas mediante sus propias autoliquidaciones periódicas (modelo 111) y debe expedirte un certificado anual de retenciones, que te servirá para tu Renta. Tú no presentas nada por este concepto: tu papel es comprobar que la retención de la factura es correcta y guardar el certificado.
Tu IRPF se liquida en la Renta. Los ingresos del encargo se integran en tu declaración anual como rendimientos de actividades económicas, restando las retenciones ya soportadas. Según tu caso pueden entrar en juego los pagos fraccionados (modelo 130); el reglamento del IRPF exime de presentarlos a los profesionales cuando la mayor parte de sus ingresos ya soporta retención, en los términos que fija la norma.
Si todo esto te suena a más papeleo del que un encargo aislado merece, no es una impresión: es la razón de ser de las vías alternativas para facturar sin ser autónomo que analizamos en la guía pilar del blog.
Los tres errores que más facturas devuelven
Para cerrar la parte técnica, los fallos que más veces obligan a rehacer una factura con IVA e IRPF:
- Calcular el IRPF sobre el total con IVA. Ambos porcentajes se aplican sobre la base imponible. Si retienes sobre 1.210 €, el descuadre aparece en cuanto tu cliente revise la factura.
- Aplicar retención a un particular. Solo retienen empresas y profesionales. A un cliente particular le facturas base + IVA, sin línea de IRPF.
- Usar el 7 % sin tener derecho (o sin comunicarlo). El tipo reducido de inicio de actividad tiene condiciones y plazo; aplicarlo «porque cobro más ahora» sin cumplirlas solo pospone el ajuste — y puede generarte una Renta a pagar inesperada.
Cómo lo resuelve Factureando: del bruto al neto antes de emitir nada
Todo lo anterior es lo que tendrías que dominar para emitir tu factura por tu cuenta. La alternativa, si tu encargo es puntual, es tramitarlo mediante un proceso guiado: en Factureando registras tus datos y el encargo, introduces cliente, importe y conceptos, el equipo revisa y tramita el expediente y, tras el pago del cliente, se calcula y transfiere tu liquidación neta. El detalle paso a paso está en cómo funciona Factureando.
El coste de gestión es visible desde el principio —un 6 % del importe, con un mínimo de 7 €, según el producto vigente— y el simulador contempla IVA, IRPF, Seguridad Social y gestión para mostrarte una estimación de tu neto antes de registrarte. Estimación, no promesa: el resultado se confirma al revisar el expediente y las condiciones aplicables a tu caso.
Tu cliente espera la factura y tú ya sabes construirla. Lo que quizá aún no sabes es cuánto te quedará de verdad — y ese número conviene tenerlo antes de cerrar el precio, no después de cobrar. Calcula cuánto recibirías con el simulador de Factureando y decide con el neto delante.
Preguntas frecuentes sobre la factura con IVA e IRPF
¿Toda factura lleva IVA e IRPF a la vez?
No. El IVA se repercute en la mayoría de servicios profesionales (salvo actividades exentas por ley), pero la retención de IRPF solo aplica cuando el destinatario es una empresa o un profesional obligado a retener. A un cliente particular se le factura base más IVA, sin retención.
¿Qué retención de IRPF pongo en mi factura: el 15 % o el 7 %?
El tipo general para actividades profesionales es el 15 %. El 7 % es un tipo reducido para quien inicia la actividad, aplicable en el año de inicio y los dos siguientes si no se ejerció actividad profesional el año anterior, y debe comunicarse al pagador. Si no cumples las condiciones, corresponde el 15 %.
¿Quién ingresa a Hacienda la retención de mi factura?
Tu cliente (el pagador). Él está obligado a descontarla, declararla e ingresarla en tu nombre mediante sus autoliquidaciones de retenciones, y a entregarte un certificado anual. Tú solo la reflejas en la factura y la recuperas al hacer tu declaración de la Renta.
¿El total de la factura es el dinero que gano?
No. Del total percibido, el IVA se ingresa a Hacienda en la declaración trimestral y la retención es un anticipo de tu IRPF definitivo; si usas un servicio de tramitación, la comisión de gestión también se descuenta. Tu neto real es menor que el total de la factura, y conviene estimarlo antes de aceptar el encargo.
¿Los porcentajes de IVA e IRPF se calculan sobre la misma cifra?
Sí: ambos se aplican sobre la base imponible. El error habitual es calcular la retención sobre el importe con IVA incluido; eso descuadra la factura y suele obligar a rehacerla, con el consiguiente retraso del cobro.